یکی از نرم افزار هایی که استفاده از آن برای برنامه نویسان کاملاً ضروری می باشد نرم افزار اکسس است. این نرم‌افزار توسط آفیس ارائه شده و با کمک آن می توان دیتابیس یا بانک اطلاعاتی را در ساختار منظمی قرار داد. در واقع در این برنامه دیتابیس هایی که از نوع رابطه ای هستند به صورت جدول هایی که قابل درک باشند ارائه می شوند. البته محدودیت هایی نیز در این نرم افزار وجود دارد، برای مثال حداکثر حجم دیتابیس ۲ گیگابایت می باشد و نمی توان از این بازه فراتر رفت. با توجه به قابلیت های قابل توجه این برنامه در ادامه این مطلب قصد داریم تا به معرفی اکسس Microsoft Access بپردازیم. امیدواریم این مطلب اطلاعات مفیدی را در اختیار شما همراهان محترم قرار دهد.
بیشتر بخوانید: کرک آفیس ۲۰۱۰
کاربرد نرم افزار اکسس به عنوان یک پایگاه داده قدرتمند
قبل از توضیح در رابطه با کاربرد های نرم افزار اکسس بهتر است تا در رابطه با پایگاه داده (database) اطلاعات مختصری را به دست آورید. به طور معمول در صورتی که بتوان داده های مرتبط به هم را به صورت سازمان یافته جمع آوری کرد به این داده ها پایگاه داده، بانک اطلاعاتی یا دیتابیس گفته می شود. دلیل ایجاد دیتابیس دسترسی و مدیریت راحت تر داده ها می باشد و با وجود آن برنامه نویس می تواند به راحتی به اطلاعات بسیار زیادی دست یابد بدون آن که احتیاجی به بررسی جزئیات باشد! حال فرض کنید میزان داده هایی که در اختیار شما قرار دارد بسیار زیاد شود بنابراین برای مدیریت آن ها احتیاج به برنامه ای مانند اکسس خواهید داشت. البته برخی از افراد سعی می کنند تا این کار را با استفاده از اکسل انجام دهند اما باید توجه داشته باشید که با استفاده از نرم افزار اکسل تنها قادر خواهید بود تا لیست ساده ای را تهیه کنید و نمی توانید در مدت زمان کوتاه و بدون خطا برنامه نویسی را انجام دهید. همچنین در برنامه اکسل نمی توان اطلاعات پیچیده و در حجم بالا را سازماندهی کرد. در اکسس می توانید به راحتی داده ها را وارد کنید؛ احتمال ایجاد خطا را کاهش دهید؛ گزارشات دقیق و کامل به دست آورید؛ جستجو در میان اطلاعات موجود را ساده تر کنید و در زمان خود صرفه جویی نمایید. در این نرم افزار می توانید جداول جداگانه ای را ایجاد کرده و سپس روابطی را میان آن ها تعیین نمایید. به همین دلیل می توان گفت که این برنامه برای پایگاه داده رابطه ای کاربردی است.
بیشتر بخوانید: نصب آفیس ۲۰۱۹ | آموزش آفیس
قسمت های مختلف نرم افزار اکسس
جدول یا Tables
در جدول ها یا Tables می‌توانید اطلاعات مفیدی را به صورت جدولی یا ستونی به دست آورید. در این نرم‌افزار به هر سطر که دربرگیرنده اطلاعات در رابطه با کالا یا یک شخص خاص است یک رکورد گفته می‌شود. همچنین به هر ستون که مشخصه‌های هر رکورد شامل کد یک کالا، نام یک شخص و… را در بر می‌گیرد فیلد می‌گویند.
Queries
در صورتی که قصد دارید تا اطلاعات مورد نیاز را از بین جداول مختلف در نرم افزار اکسس به دست آورید به گزینه Queries احتیاج خواهید داشت. در واقع در صورتی که چند جدول مختلف را انتخاب کنید می‌توانید بین آنها ارتباط برقرار کرده و اطلاعات مورد نظر را استخراج کنید. همچنین در صورتی که فیلدهایی را انتخاب نمایید می‌توانید شروطی را روی آنها اعمال کنید.
Forms
ممکن است قصد داشته باشید تا رکورد خاصی را اصلاح کرده و یا رکورد جدیدی را به جداول اطلاعاتی اضافه کنید. در چنین شرایطی فرم ها به کمک شما خواهند آمد. در واقع با استفاده از فرم ها می‌توانید به کمک کنترل‌های گرافیکی مثل جعبه متن و جعبه لیست اطلاعات را مشاهده کرده و تغییرات مورد نظر را اعمال کنید.
بیشتر بخوانید: نحوه استفاده از برنامه آفیس بر روی ویندوز ۱۰ | آموزش آفیس
Reports
بسیاری از شرکت‌ها احتیاج دارند تا اطلاعات مربوط به جداول اطلاعاتی را به صورت سند و روی کاغذ نگهداری کنند. در چنین شرایطی می‌توانید از Reports کمک گرفته و تمامی اطلاعات خارج شده را روی کاغذ چاپ کنید.
Macros
در صورتی که از برنامه اکسس استفاده نکنید نمی‌توانید برخی از عملیات‌های مهم را با سرعت بالا انجام دهید! اما در این نرم افزار با استفاده از ماکروها می‌توان با به کار گرفتن توابع قدرتمند برخی از عملیات را به راحتی و سرعت بالا انجام داد.
Modules یا ماژول‌ها
ماژول ها شامل یک یا چند زیر برنامه یا تابع هستند که به دو صورت عمومی یا اختصاصی تعریف میشوند.