اکسل یکی از برنامه های کاربردی ماکروسافت می باشد که بیشتر افراد برای انجام کار ها مانند حسابداری به آن نیاز دارند. در برنامه اکسل برای ذخیره اطلاعات و تغییرات اعمال شده نیاز است که به صورت دستی آن ها را ذخیره کنید. اما یکی از قابلیت های اکسل ذخیره اتوماتیک داده ها می باشد. شما کاربران محترم می توانید با فعال کردن ذخیره اتوماتیک اکسل داده های خود را به صورت اتوماتیک ذخیره کنید. در این مطلب می خواهیم شما کاربران محترم را با نحوه فعال کرده ذخیره اتوماتیک در برنامه اکسل آشنا کنیم، در ادامه با ما همراه باشید.
مقاله پیشنهادی : آموزش روش های قرار دادن لینک در فایل اکسل
آشنایی با نحوه فعال کردن ذخیره اتوماتیک اکسل
شما کاربران گرامی با فعال کردن ذخیره اتوماتیک، اطلاعات موجود در اکسل در زمان واقعی و به طور اتوماتیک در One Drive یا Share Point ذخیره می شود.
با این کار Auto Recover در بازه زمانی مشخص یک فایل کپی از داده های شما ایجاد می شود. این روند کپی کردن موقتی می باشد و به عنوان مثال در هر پنج دقیقه ذخیره خواهد شد. در این صورت اگر سیستم شما ناگهانی خاموش شود به راحتی می توانید فایل موقتی را برگردانید.
اما توجه داشته باشید که اگر اطلاعات خود را پس از روشن کردن سیستم ریکاوری نکنید این اطلاعات پاک خواهد شد. حال با نحوه فعال کردن ذخیره اتوماتیک اکسل آشنا خواهیم شد.
توجه کنید که ذخیره اتوماتیک برای کاربران Office فعال می باشد. به منظور فعال کردن این قابلیت ابتدا اکسل خود را باز کنید و از سربرگ موجود گزینه File را انتخاب نمایید.
در مرحله بعدی بر روی Option کلیک کنید. در بخش بعدی Save را انتخاب کنید.
در این بخش تیک گزینه Save AutoRecover information every را فعال کنید. سپس از کادری که روبه روی آن زمان ذخیره سازی را انتخاب نمایید. با این کار در اصل شما قابلیت ریکاوری اتومات را فعال کردید.
به منظور فعال سازی ذخیره اتوماتیک در اکسل باید تیک گزینه AutoSave OneDrive and SharePoint Online files by default in Excel فعال شود.
این گزینه تنها در Office 365 در دسترس می باشد و اطلاعات را در زمان واقعی ذخیره خواهد کرد. در انتهای کار بر روی Ok کلیک کنید.
لازم به ذکر است که قابلیت AutoSave OneDrive and SharePoint Online files by default in Excel در صورتی کار می کند که فرمت فایل اکسل شما در حالت XLSX باشد.
توجه کنید که بهتر است تیک گزینه Keep the last AutoRecovered version if I close without saving را فعال کنید تا اگر مشکلی در بازه زمانی تعیین شده رخ دهد بتوانید کار نیمه انجام شده را بازگردانید.
نکات تکمیلی فعال کردن ذخیره اتوماتیک اکسل
به منظور مشخص کردن مسیر ذخیره سازی فایل های موقت می توانید از بخش AutoRecover File Location استفاده کنید. توجه داشته باشید که وقتی سیو اتوماتیک در اکسل را فعال کردید هنگام بستن فایل دیگر پیغام ذخیره کردن را دریافت نمی کنید زیرا اطلاعات و داده های وارد شده در هر چند ثانیه به صورت خودکار دخیره می شوند.
لازم به ذکر است که اگر از کد VB استفاده نمایید سیو اتوماتیک کار نخواهد کرد و پیام ذخیره کردن فایل به عنوان Macro-enabled برای شما نمایان خواهد شد. همچنین اکسل قابلیت دسترسی به تاریخچه ذخیره شده ها را به کاربران می دهد و این فایل با نام Read-Only باز خواهد شد و می توانید نام آن را تغییر دهید.
اضافه کردن سیو اتوماتیک در تولبار اکسل
به منظور اضافه کردن این قابلیت به تولبار و دسترسی آسان به قابلیت سیو اتوماتیک با یک کلیک در این بخش با ما همراه باشید.
برای این کار ابتدا بر روی آیکون Customize Quick Access Toolbar ضربه بزنید و از گزینه های باز شده Automatically save انتخاب نمایید.
در صورتی که این گزینه را مشاهده نکردید بر روی More Command کلیک کنید و از پنجره باز شده AutoSave را به تولبار خود اضافه کنید و در انتها Ok را انتخاب کنید.
در انتهای این بخش خالی از لطف نیست که با نحوه ریکاوری فایل های ذخیره سازی نیز آشنا شوید. به منظور ریکاوری کردن داده ها بر روی گزینه File کلیک کنید و از نوار نمایان شده Open را انتخاب کرده و بر روی Recover Unsaved Workbooks کلیک کنید و در آخر فایل مورد نظر را انتخاب کنید.
امیدواریم که این مطلب به شما کاربران عزیز به منظور فعال کردن ذخیره اتوماتیک اکسل مفید واقع شده باشد.